舉辦展會(huì)中，經(jīng)常會(huì)用到電子郵件和網(wǎng)上報(bào)名。下面就來了解一下它們?cè)谡箷?huì)中所起的作用。
      舉一個(gè)例子來說明：假設(shè)一個(gè)醫(yī)生收到一封邀請(qǐng)他出席某醫(yī)療會(huì)議的電子郵件，他很容易就能將該郵件轉(zhuǎn)發(fā)給其他20個(gè)同事。假設(shè)這20個(gè)同事中有3位準(zhǔn)備出席，那就會(huì)在網(wǎng)上多預(yù)定3個(gè)房間。由此可見，電子郵件對(duì)展會(huì)組織者來說，可以將信息傳達(dá)給潛在的出席者，增加市場(chǎng)分額，而所有這一切都是不需要什么成本的。
      如今報(bào)名在很大程度上已經(jīng)聯(lián)機(jī)進(jìn)行了。通過一個(gè)聯(lián)機(jī)模塊，出席者可以自己填寫報(bào)名表和住宿要求，而不用打電話。這樣，展會(huì)組織者不僅省去了許多工作，還能獲得更加完整的出席者信息，把工作重點(diǎn)放在展會(huì)營(yíng)銷方面，減少浪費(fèi)。他（她）能夠更快地、以更低成本地、更有效地推廣展會(huì)。展會(huì)組織者可以從其網(wǎng)上報(bào)名數(shù)據(jù)庫(kù)中篩選出所需數(shù)據(jù)，提取有關(guān)出席者的具體信息，再針對(duì)這些出席者調(diào)整展會(huì)推廣策略。展會(huì)組織者還可以研究報(bào)名數(shù)據(jù)庫(kù)，從中得知誰(shuí)被取消，誰(shuí)去年報(bào)名而今年沒有報(bào)名，等等。
      有相當(dāng)一部分出席者總是到臨近展會(huì)的時(shí)候才決定所住的房間，這時(shí)，剩余的房間就來不及再租出去了。但如果利用電子郵件進(jìn)行市場(chǎng)推廣，你就可以在48個(gè)小時(shí)之內(nèi)獲得80%的回饋率。而采用傳統(tǒng)的報(bào)紙和傳單等促銷形式，要等到6-8周后才能收到回饋。展會(huì)組織者越早知道出席者的意圖，就能越快做出反應(yīng)或在截止日期前減少剩余房間。通過包括住宿預(yù)定和報(bào)名的聯(lián)機(jī)模塊，展會(huì)組織者可以引導(dǎo)其潛在的出席者直接進(jìn)入自己的旅店預(yù)定主頁(yè)，從而增加他們?cè)趫?bào)名參加展會(huì)的同時(shí)預(yù)定自己旅店房間的的幾率。
      住宿預(yù)定和報(bào)名的聯(lián)機(jī)模塊還能夠使展會(huì)組織者不用通過旅店就能隨時(shí)掌握住宿預(yù)定信息，及時(shí)讓出剩余房間，減少磨損費(fèi)。