會展項目，特別是規(guī)模較大、級別較高的項目，還應(yīng)當列入政府的社會和經(jīng)濟發(fā)展計劃。會展項目經(jīng)過實施組織工作的決策者和政府有關(guān)部門的批準，并列入項目實施組織或者政府計劃的過程，就叫做立項。會展項目的立項策劃，實際上就是對一個具體的展覽展示所涉及的一系列事項進行初步的規(guī)劃和設(shè)計，確定其基本的框架。在策劃中需要確定的內(nèi)容主要包括以下方面。
　　
　　1、會展項目的名稱
　　
　　通常會展的名稱有三部分組成：一是基本部分，用于說明會展的性質(zhì)和特征，如博覽會、論壇、展覽會、交易會、交流會、展銷會等等；二是限定部分，主要用于說明展覽展示舉辦的時間、地點、規(guī)模以及內(nèi)容等形式，如“1999年中國昆明世界園藝博覽會”中“博覽會”之前的部分說明了該會展的舉辦時間、地點、規(guī)模和內(nèi)容，屬于名稱的限定部分；三是附屬部分，是限定部分的補充，用于具體說明會展的時間、地點等細節(jié)，可以是具體舉辦日期、地點、組織單位的名稱或會展的縮寫等。
　　
　　2、會展的舉辦地點
　　
　　會展舉辦地點的策劃是由粗到細逐步確定的。首先要確定在什么地區(qū)或國家舉辦，這與會展的性質(zhì)、定位、會展所涉及的產(chǎn)業(yè)和行業(yè)等因素有關(guān)。其次要決定在什么城市舉辦，如為貿(mào)易性的展覽作策劃，最好選擇在廣州、上海等對外廾放程度比較高的東部沿海城市。最后要決定在該城市的什么會場或展館舉辦，這也要綜合考慮會展所涉及的行業(yè)、定位等因素，尤其要考慮該項目的成本預(yù)算。
　　
　　3、會展的時間安排
　　
　　由于會展的日程安排往往具有不可更改性，因此展覽展示的時間安排，尤其是籌備時間安排策劃，就顯得十分重要。嚴格的時間安排和工作日程，是一個會展項目成功舉辦的前扌是。不僅每項工作都要有明確的工作期限，而且必須要有總協(xié)調(diào)人及具體辦事人或聯(lián)系人，同時還要有應(yīng)急準備，并定期對照檢查、及時調(diào)，以便及時反應(yīng)。
　　
　　4、會展的舉辦機構(gòu)
　　
　　會展的舉辦機構(gòu)一包括主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、支持（后援）單位等類別。主辦單位是指具有國家主管部門批準的有報批會展項目質(zhì)的單位；承辦單位是指雖沒有報批會展項目質(zhì)，但同主辦單位一樣具有招商、招展能力和舉辦會展的民事責任承擔能力，設(shè)有專門從事辦理會展的部門并有相應(yīng)的專業(yè)工作人員，且具有完善的辦理會展規(guī)章制度的單位；協(xié)辦單位是指協(xié)助主辦或承辦單位負責會展的部分策劃和組織工作的單位，其任務(wù)比較集中于部分的招展、招商和宣傳推廣工作；支持單位一是對會展起直接或間接支持作用的單位，有時也會承擔一些招展、招商和宣傳工作。其中承辦單位是直接策劃、組織會展的單位，因此往往是會展有關(guān)機構(gòu)中的核心單位。
　　
　　5、會展的規(guī)模和目標
　　
　　無論是會議還是展覽，從定性的角度看，其規(guī)模一都可分為國際、國內(nèi)、地區(qū)和地方四個種類。此外，展覽還更強調(diào)從定量角度確定規(guī)模，即注重展出的面積、參展單位及展覽的專業(yè)觀眾數(shù)量等指標。由于展覽展示的規(guī)模與其項目要實現(xiàn)的目標相關(guān)，因此會展的目標也是在立項策劃中需確定的內(nèi)容。
　　
　　6、展覽中要展示的商品的范圍
　　
　　此項并非展覽立項中的必選內(nèi)容，但在展覽立項中，必須確定展覽中要展示的商品的范圍。首先，要展示的商品應(yīng)是與展覽會目標相一致，并且能夠體現(xiàn)展覽會目標的。其次，展品范圍還要根據(jù)展覽會涉及的產(chǎn)業(yè)或行業(yè)范圍進行調(diào)。如舉辦貿(mào)易性的展覽會，展品范圍就需要包括很多種類，而針對某種產(chǎn)品的專業(yè)展覽。
　　
　　7、會展的招展、招商和宣傳推廣計劃
　　
　　會議尤其是展覽的招展、招商和宣傳推廣工作實際是會展項目實施過程的重要組成部分，需要專門進行策劃和安排，但在立項策劃時必須有所考慮，形成基本的框架。如可以從國際、國內(nèi)和網(wǎng)絡(luò)三種渠道進行招展招商，也可以通過對國內(nèi)外記者的新聞報道安排、對外廣告、其至與會展相關(guān)的環(huán)境宣傳等手段加強宣傳推廣工作。要注意的是，這是與會展的對象，即與會者、參展商及一參觀者之間的溝通，因此必須注重與目標客戶之間的雙向信息交流，以掌握一手料。
　　
　　8、會展的進度計劃和現(xiàn)場管理計劃
　　
　　會展項目的進度計劃是指在時間安排上對會展的各項工作作出統(tǒng)籌規(guī)劃。現(xiàn)場管理計劃是指在會展廾幕后的會展現(xiàn)場進行有效管理的計劃，包括布展管理計劃（展覽項目中必備）、廾幕計劃、會展現(xiàn)場工作計劃和撤展管理計劃等。立項策劃的任務(wù)，就是要對會展項目的進度進行初步的計劃，并充分考慮會展現(xiàn)場的管理工作，以初步考察項目各方面策劃的可行性。
　　
　　9、會展的相關(guān)活動計劃
　　
　　會展的相關(guān)活動是指如新聞發(fā)布會、論壇、研討會等配合展覽展示舉辦的重要會議，以及如表演等其他的相關(guān)活動。在立項策劃中必須預(yù)先考慮這些活動并作出初步計劃。