第一步：12個月前

　　1、從展覽的規模、時間、地點、專業程度、目標市場等各方面，綜合專家意見，選定全年展覽計劃;

　　2、與展覽主辦單位或代理公司進行聯系取得初步資料;

　　3、選定場地;

　　4、了解付款形式，考慮匯率波動，決定財務計劃;

　　第二步：9個月前

　　1、設計展覽結構——會展策劃

　　2、取得展覽管理公司的設計批準

　　3、選擇交準備參展產品;

　　4、與國外潛在客戶及目標顧客聯絡;

　　5，制作展覽宣傳冊

　　第三步：6個前

　　1、以廣告或郵件等進行推廣活動;

　　2、確定旅行計劃

　　3、支付展場及其他所需服務的預行付款;

　　4、復查公司的參展說明書、傳單、新聞稿等，并準備必要的翻譯;

　　5、安排展覽期間翻譯員;

　　6、向服務承包商及展覽組織單位定購廣告促銷

　　第四步：3個月前

　　1、繼續追蹤產品推廣活動;

　　2、最后確實參展樣品，并準備大量代表本公司產品品質及特色的樣品，貼上公司標簽，贈送索取樣品的客商;

　　3、將展位結構設計做最后的決定;

　　4、計劃訪客回應處理程序;

　　5、訓練參展員工;

　　6、排定展覽期間的約談

　　7、安排展覽現場或場外的招待會

　　8、購買外匯

　　第五步：四天前

　　1、將運貨文件、展覽說明書等額外影印本放人公事包

　　2、搭乘飛機至目的地

　　第六步：三天前

　　1、抵達，飯店登記

　　2、視察展覽廳及場地;

　　3、咨詢運輸商，確定所有運送物品的抵達;

　　4、指示運輸承包商將物品運送至會場;

　　5、連絡所有現場服務承包商，確定一般準備就緒;

　　6、與展覽組織代表連絡，告知通訊方法;

　　7、訪問當地顧客;

　　第七步：兩天前

　　1、確定所有物品運送完成;

　　2、查看所訂設備及所有用品的可得性及功能;

　　3、布置展位;

　　4、將所有活動節目做最后的決定

　　第八步：一天前

　　1、將攤位架構、設備及用品做最后的檢查;

　　2、將促銷用品發送直接分配中心;

　　3、與公司參展員工、翻譯員等進行展覽前最后簡報;

　　第九步：展覽期間

　　1、盡早到會場;

　　2、于展覽第一天即將新聞稿送到會場的記者通訊廳;

　　3、實地觀察后盡早預約明年場地;

　　4、詳細記錄每個到訪客戶的情況及要球，勿憑事后記憶;

　　5、對于沒有把握的產品需求，不要當場允諾，及時回報總部作出合理答復，一旦應承，必須按質按期完成，以取得客戶合作信心;

　　6、每日與員工進行簡報;

　　7、每天將潛在商機及顧客資料送加公司，即時處理及回應;

　　第十步：展覽結束

　　1、監督攤位拆除;

　　2、處理商機;

　　3、寄出謝卡。