想必每個會展人或者想要選擇會展的人
好的活動策劃不僅僅是活動成功的根本
而且還是往后工作展開的綱要
今天，我們就以公關(guān)活動為例
來聊聊如何做好一場活動策劃
1.整合資源
當我們在準備做一個活動時，在了解了活動的初步情況后，就需要整合資源。不管是自己還是甲方提出要做活動時，事前都會對活動有一些想法。因此，整合資源之前需要先了解活動的需求。整合資源在這里可以理解為前期的資料手收集、整理和分析。其應(yīng)該包括四個板塊：目標群資源(活動的范圍)、外部資源(活動的廣度)、內(nèi)部資源(活動執(zhí)行方的人力、財力、物力、執(zhí)行力以及向心力)和競爭對手資源。
2.提煉賣點
整合資料的過程，也將是提煉賣點的過程，通過順推，逆向思維，聯(lián)想等方式提煉。哪些是目標群關(guān)注的，哪些是對目標群有影響力的，被影響到目標群購買決策的。正如在活動籌備過程中，在項目定位前都會提煉賣點，如活動的主題，活動中有哪些精彩之處，參加活動可以讓目標群體獲得什么，特別是要抓住目標受眾的行為心理。提煉賣點，其實也是一個營銷的前期準備。
3.活動定位
一個活動的構(gòu)思就是結(jié)合資源和目的，將活動提升到一個高度，并為其選擇一個平臺或載體，不同的平臺帶來的效果是完全不同的。然后，考慮的是如何將這個高度用一個主題體現(xiàn)出來，如何通過具體的活動流程來展現(xiàn)主題，展現(xiàn)創(chuàng)意達到目的，如何利用現(xiàn)有資源或潛在資源來支撐或提升這個高度，通過一系列的框架，最終的活動目的又將進一步細化到什么程度，這就是一個活動的構(gòu)思。 主題出來，再圍繞活動主題尋找版塊，就象拼圖，框架出來，現(xiàn)在就是將其拼湊完整，可以搜索盡量多的與主題相關(guān)的活動元素，雖然并不是每一個都可以運用到，但是可以供選擇，安排出最合理的活動，在這里，活動主題是貫穿的靈魂，任何元素都要圍繞靈魂來篩選，安排。在確定前面兩個方面以后，就是具體的活動方案的完成。一個活動并不是一個方案就能解決的，為保證活動效果，還需要將活動方案更加細分，如細分為宣傳方案、執(zhí)行方案、公關(guān)方案風險意外機制等。
4.宣傳方案
宣傳方案應(yīng)該包括前期宣傳，活動中宣傳，后續(xù)宣傳。前期宣傳開展時間視活動而定，一般從活動開始前半個月開始宣傳，同時也可以在活動開始前進行活動預(yù)熱，根據(jù)人的關(guān)注點，一般會經(jīng)過以下階段，通過預(yù)熱達到一個小的高潮，然后在廣告宣傳的刺激下，維持著相對穩(wěn)定的關(guān)注度，并且在活動開始當天，關(guān)注度達到最高。因此，合理安排好前期宣傳的開展日期對活動的效果有較大的影響;活動中宣傳通過現(xiàn)場的廣告位擺放，廣告方式的組合，流動廣告宣傳，將平面，聲頻，圖像等諸多廣告媒體有機結(jié)合，讓目標群形成強烈的印象后期宣傳指活動結(jié)束后的宣傳活動。通常在活動結(jié)束后會維持一段時間的宣傳，進行持續(xù)宣傳，該階段主要以建立品牌忠誠度為目的，如一些促銷活動后，會安排走訪客戶活動，一來增加忠誠度，二來活動目標群對活動及產(chǎn)品的意見反饋。
5.執(zhí)行方案
包括活動前的準備，活動中的現(xiàn)場控制，活動后的安排，通常，如果活動的規(guī)模不是特別大，公關(guān)方案和活動中執(zhí)行方案將會并入在這個方案中。在制作活動進行執(zhí)行方案的時候，除了活動的流程以外，還應(yīng)該考慮到現(xiàn)場的客流方向，比如一個展會，在制作的過程中，就應(yīng)該設(shè)計出一套合理的客流流向路線，保證按照路線參觀到盡量多的展臺，同時保證活動的客流分布合理，不會出現(xiàn)在有的展臺客流擁擠，有的展臺客流稀少的問題。 在執(zhí)行方案中，最關(guān)鍵的是小組的分工和成員的分配，將每個項目籌備一個準備小組，安排一個負責人，進行細致的分工，是在執(zhí)行方案中必須體現(xiàn)的。在做執(zhí)行方案的時候，在制作者的頭腦中一定要把整個活動模擬數(shù)遍，把各個細節(jié)都考慮到，有順序地安排各個階段的時間，做到有條不紊。其實執(zhí)行方案就是兩個方面的工作：物料的工作和人力資源的工作。將人和物有機的結(jié)合，那么這個執(zhí)行方案可以說是成功的了。
6.贊助方案
這個方案是對一些需要尋找贊助的活動而言的。通常贊助商對活動會特別關(guān)心兩點：1.他需要贊助多少錢，2.他能得到什么回報。因此，在做贊助方案的過程中，可以圍繞這兩點來進行，比如，活動的冠名權(quán)，活動宣傳過程中，為贊助商提供多少多少的廣告(硬廣和軟文)，給贊助商獨家使用權(quán)等等，給他的權(quán)益越大，得到贊助的額度可能就越大。在這個過程中，還是要衡量給出的權(quán)益能否實現(xiàn)的問題。
7.風險意外控制方案
在活動舉行的過程中，會有很多情況出現(xiàn)，這些意外或大或小，也可大可小，有時候一個很小的意外可能會給活動帶來毀滅性的打擊，因此，在制作活動風險意外控制方案的時候，考慮得越多，就意味著活動的風險越小，取得成功的可能性就越大。在可能發(fā)生的意外中，一般會包括，天氣變化，這對戶外的活動會產(chǎn)生影響，因此發(fā)生變天一定要有提前預(yù)防的相關(guān)機制;現(xiàn)場如果出現(xiàn)受傷，那么又應(yīng)該如何處理。 在戶外的大型活動，最忌諱的事情是發(fā)生現(xiàn)場混亂，一旦混亂影響的不僅是整個活動效果，而且如果出現(xiàn)人員受傷的情況，那么將個公司和舉辦方帶來很嚴重的負面影響，因此，如何加強現(xiàn)場的控制力，避免這種事情的發(fā)生，在風險意外控制方案中要考慮到，很有可能因為一個小小的意外引起現(xiàn)場觀眾的恐慌，那么就很有可能導(dǎo)致現(xiàn)場的混亂。
